What's is in it for me?

Dit is een belangrijke vraag bij organisatieveranderingen. Werken aan Het Nieuwe Werken kan op weerstand stuiten als de vraag: ‘ Wat heb ik eraan?’, niet duidelijk beantwoord wordt. Voor de meeste organisaties ligt het startpunt vaak bij kostenreductie (kantooroppervlak en reiskosten). Veel leidinggevenden en medewerkers zien zelf niet direct de voordelen en staan niet te juichen. Zij verliezen hun vaste werkplek. Het zijn vooral de sociale aspecten van het werk die hen zorgen baart. Ze hebben vragen, zoals kan ik nog wel contact onderhouden met mijn collega’s, zien ze wel wat ik allemaal doe, werken ze wel als ik ze niet kan zien, hoe kan ik goed contact onderhouden met de collega’s, hoe blijf ik op de hoogte, hoe kan ik mij verbonden blijven voelen? Dit zijn legitieme vragen. Als je de scope van het nieuwe werken breder maakt door te streven naar een betere organisatie en naar een hogere arbeidsatisfactie, dan moet je de mensen ook leren gebruik te maken van de nieuwe technologische mogelijkheden. Het gebruik van deze nieuwe communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden zijn nl. een adequaat antwoord op de legitieme vragen. Ik zeg dan altijd tegen de organisatieveranderaars, maar dan moet je de mensen ook opleiden en begeleiden, want mensen leren het niet vanzelf. Leer ze gebruik te maken van sociale platforms, bloggen, werken in de cloud, online samenwerken aan documenten, werken met wiki’s. Leer ze wat het belang is voor hen zelf en de organisatie om mee te gaan met technologische veranderingen van het internet. Dat leren kost iedereen nogal wat inspanningen, maar daarmee worden hun legitieme vragen wel beantwoord. Onderstaande vragenlijst maakt het voor de collega’s duidelijk wat de voordelen voor hen en de organisatie kunnen zijn.

Vragenlijst: What's in it for me?

	Wat vind ik ervan als ik:	positief of negatief?
1	niet elke dag in file of via openbaar vervoer naar m’n werkplek hoef te rijden? (door het nieuwe werken)
2	iedereen (niet alleen mijn directe collega’s) mijn inzichten kan delen? (via b.v. een blog of antwoord op een forum)
3	kennis van andere collega’s gemakkelijk kan vinden? (b.v. via een intern social platform)
4	altijd over de meest recente versie van onze organisatie documentatie en gegevens kan beschikken? (via wiki’s)
5	altijd online hulp kan vragen en geven om mijn werk goed te kunnen uitvoeren? (via  b.v. skype, hangout, WhatsApp,Yammer)
6	direct kan zien wat de bijdrage van iedere collega aan een groepsproduct is? (via b.v. wiki, GoogleDocs, Office365)
7	zonder voortdurende uitwisseling van updates via e-mail, documenten samen met collega’s kan ontwikkelen? ( bv. via Google Docs, Office365)
8	online in de agenda van alle collega’s kan kijken en afspraken kan voorstellen? (b.v. officeapplicatie)
9	niet alleen fysiek, maar ook online met mijn collega’s het werk kan afstemmen? (v.b. via chat, skype, hangout)
10	op de tijd dat het mij uitkomt nieuwe competenties kan leren verwerven? (via online leren, Programma Samenwerkend Verbinden)
11	wat ik online geleerd heb, direct samen met mijn collega’s kan uitproberen en leren toepassen in het werk? (b.v. met het Programma Samenwerkend Verbinden)
12	aan de hele organisatie kan laten zien hoe goed ik ben in mijn vak? (b.v. via blogs, forums en wiki’s)
13	andere medewerkers dan mijn directe collega’s op een werkplek kan ontmoeten? (b.v. het flexkantoor)
14	met medewerkers van andere organisaties ook online kan samenwerken? (b.v. via sociale platforms, Google docs, Office365)
15	in contact kan komen met mijn doelgroep? (b.v. via sociale platforms, Twitter, bloggen)
16	de vergaderingen minder frequent hoeven te zijn en korter? (b.v. met wiki’s, forum, hangouts)
17	de collega’s online kan vragen wat ze denken over een (werkgerelateerd) onderwerp? (b.v. Google forms, forum)
18	de vergaderagenda door iedere deelnemer online kan laten samenstellen en van commentaar laten voorzien? (b.v. met een wiki)
19	mij online kan verbinden met collega’s en externe deskundigen? (b.v. via sociale platforms, Yammer)
20	online en persoonlijke ontmoetingen kan wisselen naar gelang de wensen en omstandigheden? ( het nieuwe werken, sociale platforms)
21	de snelle internetontwikkelingen met kennis van zaken kan beoordelen? (Programma Samenwerkend Verbinden, discussie fora)
22	overal waar ik maar een internetverbinding heb, mijn werkzaamheden kan en mag uitvoeren? (het nieuwe werken)
23	vertrouwen kan geven aan en vertrouwen kan krijgen van mijn collega’s in de uitoefening van mijn werkzaamheden? (het nieuwe werken)
24	niet altijd mijn collega’s dagelijks face to face kan ontmoeten? (het nieuwe werken)
25	Wat vind ik ervan als ik: mijn werktijden kan verschuiven naar avond of weekend?
26	Alles overziend. Wat vind ik van het gebruik (leren) maken van de nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden voor het werk? (wat vind jezelf: is de beweging puur een kostenreductiekwestie of zijn er juist ook veel nieuwe mogelijkheden) Beschrijf in het kort hierop je mening:

Na het invullen van deze vragenlijst, ben je in staat voor jezelf en voor de gehele organisatie het antwoord te geven op de vraag “What's in it for me?” Zijn er meer positieve beoordelingen dan negatieve? Zijn de positieve beoordelingen ook belangrijke onderwerpen voor jou? Of zijn er mensen die zeggen: er is niks mis met telefoon, e-mail en face tot face ontmoetingen, waarom zou ik gebruik maken van deze nieuwe internetmogelijkheden?
Discussieer met elkaar in hoeverre je de nieuwe communicatie - en samenwerkingsmogelijkheden naast je neer kunt leggen en hoe je voordeel kunt halen uit het gebruik van de nieuwe mogelijkheden?  

Vraag: Wat zijn jouw ervaringen met het implementeren van de nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden? Geef een reactie.

Wil je deze vragenlijst online beschikbaar hebben, mail dan naar h.vandoorn@documa.nl voor een linkje. Ga voor het Programma Samenwerkend Verbinden naar documa  

Waar staat onze organisatie m.b.t. het gebruik van sociale media technologie? Deel 2

In onderstaande vragenlijst is een vertaling van toepassing van de sociale media technologie naar mogelijke dienstverleningsvormen voor overheidsorganisaties gemaakt. Aan u de vraag een inschatting te maken hoe uw eigen organisatie hierop scoort. Dit oordeel wordt dus gevraagd op mate van aanwezigheid en werkzaamheid, niet op mate waarop u ook zou wensen dat het gerealiseerd wordt.
Klik hier voor de klikbare tabel

 En hoe scoort uw organisatie?

Hoewel niet compleet, geeft deze vragenlijst wel een indicatie in hoeverre de organisatie optimaal gebruik maakt van de nieuwe digitale samenwerkings- en communicatiemogelijkheden.U heeft ongetwijfeld aandachtsgebieden ontdekt. Bij al deze gebieden speelt de vraag in hoeverre de medewerkers ook zijn toegerust op het kunnen toepassen van deze dienstverleningsvormen. Hebben zij daarvoor de juiste compenties? Documa heeft hiervoor een heel programma ontwikkeld onder de naam Programma Samenwerkend Verbinden.

<competenties> <het nieuwe werken> <Programma Samenwerkend Verbinden> <vragenlijst interne organisatie>

Waar staat onze organisatie m.b.t. het gebruik van sociale media technologie? Deel 1

In onderstaande vragenlijst is een vertaling van toepassing van de sociale media technologie naar mogelijke organisatieaspecten gemaakt. Aan u de vraag een inschatting te maken hoe uw eigen organisatie hierop scoort. Dit oordeel wordt dus gevraagd op mate van aanwezigheid en werkzaamheid, niet op mate waarop u ook zou wensen dat het gerealiseerd wordt.
Klik hier voor de klikbare tabel

 En hoe scoort uw organisatie?

Hoewel niet compleet, geeft deze vragenlijst wel een indicatie in hoeverre de organisatie optimaal gebruik maakt van de nieuwe digitale samenwerkings- en communicatiemogelijkheden. Je hebt ongetwijfeld aandachtsgebieden ontdekt. Bij al deze gebieden speelt de vraag in hoeverre de medewerkers ook zijn toegerust op het kunnen gebruiken van de nieuwe samenwerkings- en communicatiecompetenties. Documa heeft hiervoor een heel programma ontwikkeld.

<competenties> <het nieuwe werken> <Programma Samenwerkend Verbinden> <vragenlijst interne organisatie>

De aandacht verleggen binnen het implementatieproces?

Veel veranderingsprojecten mislukken geheel of gedeeltelijk. Daar zijn allerlei verklaringen voor. Vaak gaat het om ICT-toepassingen die onvoldoende via de werkvloer zijn ontwikkeld en daardoor minder effectief blijken te zijn dan gewenst. Voor veranderprojecten waarbij het gaat om ander gedrag van medewerkers en een verandering van de organisatiecultuur zijn de succespercentages meestal nog lager. Mensen vallen vaak weer snel terug op de bestaande gedragswijzen en gebruiken. 

Als je kijkt naar de verdeling van aandacht tijdens het veranderingsproces, dan zal je zien dat de meeste aandacht wordt besteed aan het aanvangsproces van de vernieuwing. Dat is ook vaak logisch, omdat een vernieuwing ontwikkeld moet worden en daarna duidelijk gemaakt moet worden aan de medewerkers. Vervolgens gaat het management en het veranderteam er veelal vanuit dat de boodschap is aangekomen en dat de bal nu bij de medewerkers zelf ligt. Ter ondersteuning van de medewerkers zal een helpdesk beschikbaar blijven of zal op aanvraag nog eens een workshop worden georganiseerd. Slechts een deel van de beoogde verandering wordt hiermee gerealiseerd. Men wijzigt zijn of haar gedrag meestal wel enigszins, maar de mate waarin is meestal veel minder dan aanvankelijk het doel was. Zonder allerlei mensen te kort te willen doen, denk ik dat de meeste implementatieprocessen volgens onderstaand figuur verlopen.

Er wordt veel energie en tijd gestopt in voorlichtingsbijeenkomsten en als het goed is aan een workshop waarin de details van de verandering worden behandeld. Hierna wordt van de medewerkers verwacht dat zij de nieuwe toepassing gaat gebruiken. De begeleiding neemt meestal snel af. Het veranderteam zal dan meestal op afroep beschikbaar zijn voor het ondersteunen van de implementatieperikelen. De mate van implementatie lijkt aanvankelijk te lukken, maar valt weer terug of blijft onder het gewenste niveau. Herkenbaar?

Door de nieuwe technologische mogelijkheden krijgen de leden van het veranderteam  en het management nu meer mogelijkheden hun aandacht te verleggen naar het implementatieproces zelf. Het voorlichtings- en instructiedeel zullen voor een deel via de computer in de vorm van sociale E-learning kunnen verlopen. Dat is E-learning waarin de cursisten ook onderling contact met elkaar onderhouden, zowel on- als offline. De medewerkers verwerven hiermee de basiskennis en - vaardigheden. Binnen deze vorm van E-learning zullen via studieopdrachten, relaties worden gelegd met het toepassen van het geleerde in de dagelijkse praktijk. De veranderprojectgroep en het management zullen haar aandacht m.n. leggen op het begeleiden van de medewerkers bij het ondersteunen van het leerproces en het implementeren van de beoogde veranderingen in de dagelijkse praktijk. Door het verleggen van de aandacht naar de begeleiding en implementatie zal de mate van implementatie veel groter zijn dan bij het gangbare implementatieproces.  Vooral omdat de praktische obstakels direct onder de aandacht komen en kunnen worden opgelost. Onderstaand figuur illustreert dit proces:

Veel organisaties zijn bezig met het introduceren van het nieuwe werken.De grootste verandering hierbij is, dat men tijd- en plaatsonafhankelijk gaat werken. Veel energie wordt gestoken in het aanpassen van de kantoorinrichting en de ICT benodigdheden. De ondersteuning van de medewerkers in het aanpassen van gedrag en het ontwikkelen van nieuwe organisatieafspraken hoe met elkaar te kunnen blijven samenwerken, krijgt vaak minder aandacht. Het toerusten van de medewerkers en het management op de nieuwe communicatie- en samenwerkingscompetenties komt er vaak bekaaid van af. Ook is er te weinig aandacht voor het opnieuw bekijken van de organisatieprocessen nu er nieuwe samenwerkings- en communicatiemogelijkheden beschikbaar zijn. Er geldt de vooronderstelling dat wanneer je mensen de beschikking geeft tot nieuwe ICT-mogelijkheden, dat zij die dan vanzelf gaan gebruiken. Dat is meestal niet waar. De zgn. early adaptors voelen zich meestal na een paar jaar eenzaam.  De meeste organisaties en medewerkers zijn niet in staat om zonder expliciete opleiding en begeleiding nieuwe technologische mogelijkheden te integreren in het dagelijks werk. Daarom is het verschuiven van de aandacht van veranderteam en management nodig om de gewenste veranderingen ook werkelijk te bereiken en zo te kunnen profiteren van de nieuwe communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden. Dit is kosteneffectief mogelijk geworden door de inzet van E-learning in het eerste deel van het veranderproces. Wenselijk?
Documa heeft een Programma Samenwerkend Verbinden ontwikkeld, waarin de organisatie met haar medewerkers begeleid worden in het leren toepassen van de nieuwe communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden van het internet. 

Digitale competenties in de 21e eeuw in één beeld-1

De omgeving van organisaties verandert snel. Er worden steeds nieuwe eisen gesteld. Het moet sneller, efficiënter, beter, goedkoper. Er zijn verschillende bewegingen binnen de ontwikkeling van organisaties te constateren. Er zijn organisaties die op basis van de inzichten en successen uit het verleden de organisatieprocessen nog meer opdelen in kleinere eenheden, minder medewerkers, meer coördinatiemechanismen inschakelen, etc. Voor deze organisaties wordt het vraagstuk hoe de medewerkers en de organisatie als geheel voor te bereiden op de digitale revolutie opgelost door meer te doen van hetzelfde (kostenbesparing, meer command & controle, etc.). Andere organisaties zoeken nieuwe wegen zoals die van het flexkantoor, het nieuwe werken, platte organisaties, empowering van de medewerkers, etc. Voor hen geldt wel het vraagstuk hoe de nieuwe digitale communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden (de digitale competenties) te verwerven en te integreren. De vooronderstelling is hierbij dat naarmate de medewerkers en de organisatie als geheel deze digitale competenties heeft geïntegreerd, ze beter functioneren binnen de snel opeenvolgende ontwikkelingen in haar omgeving.

Waar zit ik? Waar zitten wij?

Een eerste stap van de oplossing van het vraagstuk is dan ook vast te stellen waar de organisatie en de medewerkers staan m.b.t. de mate van beheersing van deze digitale competenties. Je kunt dit doen m.b.v. onderstaand plaatje. Schat in hoe jezelf en de organisatie er als geheel voor staat. Dat wil zeggen in hoeverre worden de digitale competenties door de meeste medewerkers gebruikt binnen de dagelijkse organisatieprocessen.

Toelichting:

E-mail en kantoorapplicaties: de standaard internetapplicaties waarover iedere organisatie beschikt;

Forum en informatie vinden: dan maak je gebruik van het internet om informatie te vinden of te vragen;

Online communiceren en informatie delen: dan ga je echt communiceren op het internet door bijvoorbeeld Yammer of Twitter te gebruiken, een blog bij te houden of blogs te volgen, Facebook, Linkedin, enz. te gebruiken of online groepen op platforms te volgen;

Online samenwerken en co-creëren: dan ga je via de communicatiemogelijkheden van het internet met elkaar iets tot stand brengen zoals een wiki, een beleidsdocument of een project; je werkt in online werkgroepen naar een resultaat toe, je maakt iets met elkaar;

Online communities en innoveren: je gebruik het internet om in contact te komen met een groot aantal mensen die een zelfde doel nastreven en een online gemeenschap vormen, organisaties halen hier vaak ook deel van haar innovatiekracht uit.

Als een organisatie wil profiteren van de nieuwe digitale mogelijkheden om te kunnen communiceren en samenwerken, zowel binnen de organisatie als met externen, dan is het nodig expliciete aandacht te geven aan het vraagstuk hoe deze digitale competenties te verwerven en te incorporeren. Hiervoor zijn de zgn. knoppencursussen en inspiratiebijeenkomsten natuurlijk volstrekt onvoldoende . Daarmee bewerkstellig je geen gedrags- en cultuurverandering. Het Programma Samenwerkend Verbinden van Documa is een voorstel hoe wel aan deze gedrags- en cultuurverandering succesvol te werken.

Digitale competenties in de 21e eeuw in één beeld

De omgeving van organisaties verandert snel. Er worden steeds nieuwe eisen gesteld. Het moet sneller, efficiënter, beter, goedkoper. Er zijn verschillende bewegingen binnen de ontwikkeling van organisaties te constateren. Er zijn organisaties die op basis van de inzichten en successen uit het verleden de organisatieprocessen nog meer opdelen in kleinere eenheden, minder medewerkers, meer coördinatiemechanismen inschakelen, etc. Voor deze organisaties wordt het vraagstuk hoe de medewerkers en de organisatie als geheel voor te bereiden op de digitale revolutie opgelost door meer te doen van hetzelfde (kostenbesparing, meer command & controle, etc.). Andere organisaties zoeken nieuwe wegen zoals die van het flexkantoor, het nieuwe werken, platte organisaties, empowering van de medewerkers, etc. Voor hen geldt wel het vraagstuk hoe de nieuwe digitale communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden (de digitale competenties) te verwerven en te integreren. De vooronderstelling is hierbij dat naarmate de medewerkers en de organisatie als geheel deze digitale competenties heeft geïntegreerd, ze beter functioneren binnen de snel opeenvolgende ontwikkelingen in haar omgeving.

Waar zit ik? Waar zitten wij?

Een eerste stap van de oplossing van het vraagstuk is dan ook vast te stellen waar de organisatie en de medewerkers staan m.b.t. de mate van beheersing van deze digitale competenties. Je kunt dit doen m.b.v. onderstaand plaatje. Schat in hoe jezelf en de organisatie er als geheel voor staat. Dat wil zeggen in hoeverre worden de digitale competenties door de meeste medewerkers gebruikt binnen de dagelijkse organisatieprocessen.

Toelichting:

E-mail en kantoorapplicaties: de standaard internetapplicaties waarover iedere organisatie beschikt;

Forum en informatie vinden: dan maak je gebruik van het internet om informatie te vinden of te vragen;

Online communiceren en informatie delen: dan ga je echt communiceren op het internet door bijvoorbeeld Yammer of Twitter te gebruiken, een blog bij te houden of blogs te volgen, Facebook, Linkedin, enz. te gebruiken of online groepen op platforms te volgen;

Online samenwerken en co-creëren: dan ga je via de communicatiemogelijkheden van het internet met elkaar iets tot stand brengen zoals een wiki, een beleidsdocument of een project; je werkt in online werkgroepen naar een resultaat toe, je maakt iets met elkaar;

Online communities en innoveren: je gebruik het internet om in contact te komen met een groot aantal mensen die een zelfde doel nastreven en een online gemeenschap vormen, organisaties halen hier vaak ook deel van haar innovatiekracht uit.

Als een organisatie wil profiteren van de nieuwe digitale mogelijkheden om te kunnen communiceren en samenwerken, zowel binnen de organisatie als met externen, dan is het nodig expliciete aandacht te geven aan het vraagstuk hoe deze digitale competenties te verwerven en te incorporeren. Hiervoor zijn de zgn. knoppencursussen en inspiratiebijeenkomsten natuurlijk volstrekt onvoldoende . Daarmee bewerkstellig je geen gedrags- en cultuurverandering. Het Programma Samenwerkend Verbinden van Documa is een voorstel hoe wel aan deze gedrags- en cultuurverandering succesvol te werken.

Flip de veranderaanpak

In het onderwijs is een nieuwe trend “Flip the classroom”. Een leraar zag opeens het licht en bedacht dat het anders moest. Leerlingen van hem kregen altijd een instructie in de klas, waarna de leerlingen thuis huiswerk maakten. Het leerproces vond dus thuis plaats, daar waar hij geen hulp kon bieden. Dat moet beter kunnen, dacht hij. Door het bestaan van Youtube was hij in staat korte instructies op het web te plaatsen, de leerlingen deze instructies thuis te laten bekijken en het huiswerk in de klas te laten maken,waar hij het leerproces van de leerlingen kon ondersteunen.

Wat doen wij bij organisatieveranderingen? 

Eigenlijk gaan de meeste organisatieveranderingen op dezelfde wijze als de bestaande praktijk in het onderwijs. De verandering wordt gecommuniceerd naar de medewerkers, waarna het aan de medewerkers is om de nieuwe werkwijzen zich eigen te maken. De inspanningen van de leden  van het veranderproject zijn vooral gericht op het verkondigen van de boodschap en veel minder in het begeleiden van de medewerkers in het verwerven van de nieuwe competenties en het inpassen binnen het veranderende werkproces.

Op dit moment zijn veel organisaties bezig met introductieprogramma’s over het nieuwe werken. Ter voorbereiding van de medewerkers wordt m.n. aandacht gegeven aan de voorlichtingskant. De projectleden hebben het dan ook over “het door de wasstraat halen van de afdelingen”. Ze vertellen de medewerkers wat er gaat veranderen, ze laat de medewerkers en leidinggevenden discussiëren over de veranderingen, ze geven hen instructie hoe ze een bepaalde toepassing moeten gebruiken. Je ziet de parallel met het gangbare onderwijs.  De implementatieaanpak voor de introductie en inbedding van het nieuwe werken binnen de organisatie moet ook omgedraaid (flipped) worden. Dat wil zeggen: verleg het accent van veranderactiviteit naar de werkplek. Het Programma Samenwerkend Verbinden van Documa is hiervan een eerste uitwerking.